Sähköinen arkisto on monipuolinen, helppokäyttöinen ja turvallinen dokumentinhallintaratkaisu. Se on saatavissa verkkoselaimen avulla milloin ja missä tahansa, koska se toimii verkossa SaaS-periaatteella (Software as a Service) eli pilvipalveluna. Sähköinen arkisto soveltuu erinomaisesti esimerkiksi sopimustenhallintaan, laatujärjestelmiin ja hallitustyöskentelyyn. Se sopii myös moneen muuhun käyttöön kaikenkokoisille yrityksille ja yhteisöille.
Sähköinen arkisto sisältää perinteisen kansiorakenteen lisäksi metatiedon ja tehokkaan hakutoiminnon, joten tiedon hallinta ja etsiminen on vaivatonta. Versionhallinnan avulla varmistetaan, että käytössä ovat aina ajan tasalla olevat versiot tiedostoista. Sopimustenhallinnassa avuksi ovat automaattiset muistutukset päivämäärän perusteella esimerkiksi sopimuksen päättymisestä. Muita hyödyllisiä ominaisuuksia ovat tiedostojen online-muokkaus, esikatselukuvat, tarkastus- ja hyväksymistoiminnot sekä tiedosto- ja kansiokohtaiset käyttöoikeudet käyttäjille.
Sähköiseen arkistoon voi myös tarvittaessa ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituksen. Sen on toteuttanut Assently, joka on johtava SaaS-toimittaja sähköisen allekirjoituksen ja sähköisen tunnistamisen toimialalla kaikissa Pohjoismaissa ja kansainvälisesti.
Teknisen ratkaisun ja siihen kuuluvan teknisen tuen lisäksi tarjoamme yksilöllisen ja yritysilmeen mukaisen sähköisen arkiston pääkäyttäjäpalvelua, käyttöönottopalvelua ja käyttäjäkoulutusta. Pääkäyttäjäpalveluun sisältyy käyttöoikeuksien ja käyttäjäryhmien hallinta ja päivitys, käyttäjien lisääminen ja poistaminen sekä pienet muutokset ulkoasuun ja rakenteeseen. Pääkäyttäjäpalvelusta teemme kirjallisen sopimuksen ja salassapitosopimuksen.
Sähköisen arkiston käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, koska kalliita palvelinympäristöjä tai asennuksia käyttäjän koneelle ei tarvita. Tarvittaessa se on käytettävissä muutamassa päivässä. Sähköisellä arkistolla on käyttäjäkohtainen kuukausihinta. Teknistä ratkaisua kehitetään jatkuvasti ja käytössäsi on aina uusin versio ilman lisäkustannuksia.
Sähköisen arkiston tekninen toteuttaja on Avima AB, jonka vähemmistöosakas ja valtuutettu lisäarvoa tuottava jälleenmyyjä olemme. Avimalla on yli 50 000 rekisteröityä käyttäjää yli 20 maassa. Olemme toimineet yhteistyössä Aviman kanssa vuodesta 2009 ja toteuttaneet satoja ratkaisuja asiakkaidemme erilaisiin dokumentinhallinnan tarpeisiin.
Ominaisuudet
Yleiset
- monipuolinen, helppokäyttöinen ja turvallinen dokumentinhallintaratkaisu
- soveltuu erinomaisesti esim. sopimustenhallintaan ja laatujärjestelmiin
- toimii verkossa SaaS-periaatteella (Software as a Service) eli pilvipalveluna
- tekninen toteuttaja Avima AB, jonka vähemmistöosakas ja valtuutettu lisäarvoa tuottava jälleenmyyjä olemme
- toimii parhaiten Chromella, Edgellä, Firefoxilla ja Safarilla
- aina uusin versio käytössä ilman lisäkustannuksia
- neljä kieliversiota (suomi, ruotsi, englanti ja norja)
- tarvittaessa käytettävissä muutamassa päivässä
Turvallisuus
- SSL-tekniikalla suojattu yhteys
- käytössä vain uusimmat menetelmät
- jatkuva seuranta ja päivitys
- päivittäinen varmuuskopiointi
- salassapitosopimus ja täydellinen luottamuksellisuus
- tehokkaat varajärjestelmät
- automaattinen uloskirjautuminen 1, 2 tai 8 tunnin käyttämättömyyden jälkeen
- keskimääräinen saatavuus 99,9 %
- tiedostot säilytetään Ruotsissa
Sisäänkirjautuminen ja käyttöoikeudet
- verkkoselaimen avulla milloin ja mistä tahansa
- jokaisella käyttäjällä oma käyttäjätunnus ja salasana
- tarvittaessa lisäksi kertakäyttöinen salasana tekstiviestillä tai sähköpostilla
- monipuoliset salasana-asetukset
- rajoitukset IP-osoitteen mukaan
- sisäänkirjautumisloki
- unohtuneen salasanan tilaaminen
- käyttäjillä vain halutut toiminnot, sisällöt ja oikeudet
Aloitussivu
- voidaan räätälöidä widgeteistä: tietolaatikko, viimeisimmät tiedostoni ja suosikkini sekä uutiset
- yleisnäkymä ajankohtaisesta yleisestä ja käyttäjäkohtaisesta tiedosta
Dokumenttiarkisto
- selkeä puurakenne
- aina ajan tasalla olevat versiot tiedostoista
- tiedostojen ja kansioiden siirtäminen dokumenttiarkistoon vetämällä ja pudottamalla
- tiedostojen ja kansioiden kopiointi, leikkaaminen ja liimaaminen
- käyttäjillä vain halutut käyttöoikeudet kansioihin ja tiedostoihin
- tiedostojen online-muokkaus
- Office-tiedostojen muokkaus Microsoft Office Onlinella
- versionhallinta sisältäen pää- ja aliversiot
- tarkastus- ja hyväksymistoiminnot (perättäinen/rinnakkainen työnkulku)
- kommentit
- tehokas hakutoiminto
- metatieto
- metatiedon tuonti (Excel, DWG) ja vienti sekä massapäivitykset
- navigointipuut (navigointi metatiedon avulla)
- muistutukset päivämäärän perusteella (esim. sopimuksen päättyminen)
- tiedoston ja kansion seuranta (sähköposti muutoksesta)
- sähköinen allekirjoitus (Assently)
- kattavat lokitiedot
- tiedostojen säilyttäminen tarvittaessa kryptattuna palvelimella
- käyttäjien ja käyttäjäryhmien käyttöoikeuksien näkymä hallinnoijalle
- katselutoiminto (tiedostojen katselu selaimella):
- tiedostojen lataaminen omalle koneelle voidaan estää
- tiedostojen tulostaminen voidaan estää
- dynaaminen vesileima, jossa käyttäjätunnus, aika ja ip-osoite
- käyttäjä ei tarvitse eri tiedostotyypeille erillisiä ohjelmia (tuki sadoille tiedostotyypeille, esim. Office, PDF, CAD, kuvatiedostot ja sähköpostit)
- Office-tiedostojen katsominen Microsoft Office Onlinella
- dokumenttikokoelmat ja niiden julkaisu ulkopuolisille
- tulostustilaus
- tiedoston alias (linkki eri kansiossa kuin alkuperäinen)
- esikatselukuvat (myös pdf)
- pdf-tiedostojen yhdistäminen
- tyhjän kansion ikoni
- suosikit
- tiedoston lainaus
- näkymätiedosto (toinen versio tiedostosta katsomiseen)
- linkit ulkoisiin lähteisiin
- mallipohjat (templates)
- sisällön lataaminen zip-tiedostona
- puurakenteen ja tiedostonimien vieminen Exceliin
Kontaktilista
- käyttäjien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot yhdessä paikassa
- sähköpostien lähettäminen suoraan kontaktilistasta
- helppo lajittelu käyttäjäryhmien mukaan
- yhteystiedot voidaan julkaista vain halutuille käyttäjille
Muut
- aktiviteettiraportti muutosten seuraamiseksi
- pääkäyttäjän toiminnot, esim. käyttäjien lisääminen ja poistaminen sekä käyttöoikeuksien ja käyttäjäryhmien hallinta ja päivitys
- API käytettävissä
Lisäksi saatavilla
Projektinhallintatyökalu
- projektin aloitussivu
- dokumentit
- suunnittelu
- tehtävät
- tapaukset
- raportit
- jäsenet
- projektitoimisto
Sähköpostien ja tekstiviestien lähettäminen
- kätevä tapa ilmoittaa esimerkiksi uuden aineiston lisäämisestä
- sähköpostit voivat sisältää dokumenttilinkkejä ja liitetiedostoja
- arkisto lähetetyistä viesteistä
Palvelut
Pääkäyttäjäpalvelu
Toimimme tarvittaessa Sähköisen arkiston pääkäyttäjänä puolestanne. Pääkäyttäjäpalveluun sisältyy käyttöoikeuksien ja käyttäjäryhmien hallinta ja päivitys, käyttäjien lisääminen ja poistaminen sekä pienet muutokset ulkoasuun ja rakenteeseen. Palvelemme puhelimella ja sähköpostilla tavanomaisina toimistoaikoina. Teemme pääkäyttäjäpalvelusta kirjallisen sopimuksen ja salassapitosopimuksen. Pääkäyttäjäpalvelulla on käyttäjämäärän mukainen kuukausihinta.
Käyttöönottopalvelu
Autamme mielellämme Sähköisen arkiston käyttöönotossa. Käyttöönottopalveluun sisältyy käyttäjäryhmien muodostaminen, käyttöoikeuksien määrittäminen käyttäjäryhmille eri toiminnoissa, tarpeenne mukaisen aloitussivun toteuttaminen, muiden toimintojen konfigurointi sekä käyttäjien luominen ja kutsuminen. Käyttöönottopalvelulla on kertakustannus, joka riippuu toteutettavan ratkaisun laajuudesta.
Käyttäjäkoulutus
Järjestämme tarpeenne mukaan käyttäjäkoulutusta esimerkiksi pääkäyttäjille hallinnoijan toimintoihin. Koulutuksen kesto on tyypillisesti puoli päivää. Käyttäjäkoulutus hinnoitellaan tapauskohtaisesti.
Yhteystiedot
Pyydä tarjous tai ota meihin yhteyttä lähettämällä alla oleva lomake.